Política de tratamiento de datos personales

Seguridad ROHEN Limitada respeta la privacidad de las personas cuyos datos conoce en desarrollo de su actividad. Esta política explica cómo recolectamos, usamos, guardamos y protegemos los datos personales, y cómo los titulares pueden ejercer sus derechos, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, hoy compilado en el Decreto Único 1074 de 2015.

1. Responsable del tratamiento

Razón social: Seguridad ROHEN Limitada
NIT: 900.140.467-0
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Dirección: Calle 159 No. 19 - 15, Bogotá D.C.
Sede Cali: Calle 16 No. 83B - 12, Santiago de Cali
Correo electrónico: datos@seguridadrohen.com.co
Teléfono: PBX (+57) 601 746 3098 · Cali: PBX (+57) 602 324 5039

2. Definiciones

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los relativos a la salud o los datos biométricos.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.

3. Principios

Aplicamos los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

4. Datos que tratamos y finalidades

Clientes y copropiedades (administradores, consejos de administración y contactos): nombre, cargo, copropiedad o empresa, teléfono, dirección y correo electrónico, para atender solicitudes de cotización, elaborar propuestas y estudios de seguridad, celebrar y ejecutar contratos de servicio, facturar y gestionar pagos, atender peticiones, quejas y reclamos, y enviar información sobre nuestros servicios.

Aspirantes a empleo: nombre, teléfono, ciudad, cargo de interés, hoja de vida y los documentos que el aspirante entregue, para adelantar procesos de selección y contactarlo.

Trabajadores: los datos necesarios para la relación laboral: contratación, nómina, afiliación y aportes a seguridad social, cumplimiento de obligaciones legales y de seguridad y salud en el trabajo.

Proveedores y contratistas: datos de identificación y contacto para la gestión de compras, contratos y pagos.

Visitantes del sitio web: los datos que se escriban en los formularios del sitio, para responder la solicitud correspondiente.

5. Política de videovigilancia (CCTV) y control de accesos

5.1 Alcance y calidad en la que actuamos. Las imágenes de personas determinadas o determinables que se captan, graban, transmiten, almacenan o reproducen mediante sistemas de videovigilancia son datos personales, y su tratamiento se rige por esta política y por la Ley 1581 de 2012. Cada cliente (copropiedad, empresa o entidad) tiene su propio sistema de videovigilancia, que Seguridad ROHEN Limitada solo administra; lo mismo aplica a los sistemas de control biométrico o de registro de ingreso de sus instalaciones. En esos casos el cliente es el responsable del tratamiento y Seguridad ROHEN Limitada actúa como encargado: tratamos esos datos solo por cuenta del cliente, para la finalidad de seguridad acordada con él y siguiendo sus instrucciones. Cuando operamos sistemas de videovigilancia en nuestras propias sedes, Seguridad ROHEN Limitada es el responsable.

5.2 Finalidad. Las imágenes se recolectan con la finalidad de garantizar la seguridad de las personas y los bienes en entornos privados, y solo se usan para esa finalidad. Recolectamos únicamente las imágenes estrictamente necesarias para cumplirla. Si la finalidad cambia, se solicitará una nueva autorización.

5.3 Aviso de videovigilancia. Las zonas videovigiladas se señalan con avisos visibles y legibles, principalmente en los accesos y al interior de los lugares vigilados. Los avisos indican, como mínimo: quién es el responsable del tratamiento y sus datos de contacto, el tratamiento que se dará a las imágenes y su finalidad, los derechos de los titulares y dónde está publicada la política de tratamiento de la información. Si se graba audio, también se informa.

5.4 Datos sensibles y autorización. Las imágenes de videovigilancia son datos biométricos y, por lo tanto, datos sensibles. Su tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, que puede manifestarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas; los avisos del punto 5.3 informan al titular antes de ingresar a la zona videovigilada. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles.

5.5 Ubicación de las cámaras. No se instalan cámaras en lugares donde la captación de imágenes pueda afectar la imagen o la vida privada e íntima de las personas. Cuando, para proteger un lugar privado, sea inevitable captar parte de la vía pública, la captación se limita a las áreas más próximas al espacio vigilado, como porterías y entradas.

5.6 Acceso, seguridad y confidencialidad. La visualización de imágenes, en tiempo real o grabadas, está limitada al personal autorizado, y las grabaciones se consultan en áreas de acceso restringido. Contamos con procedimientos documentados para la recolección, uso, conservación y eliminación de las imágenes, que se dan a conocer al personal antes de operar los sistemas. El personal que accede a los sistemas suscribe compromisos de confidencialidad, que se mantienen incluso después de terminada la relación laboral o contractual. Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado de las imágenes, y los incidentes de seguridad se gestionan con protocolos de respuesta y se reportan a la Superintendencia de Industria y Comercio.

5.7 Conservación y eliminación. Las imágenes de los sistemas de videovigilancia de nuestras propias sedes se conservan por treinta (30) días y luego se eliminan; la eliminación se documenta. En los sistemas de nuestros clientes, que Seguridad ROHEN Limitada solo administra, el plazo de conservación lo define cada cliente como responsable del tratamiento. En todos los casos, cuando una grabación sea prueba de un presunto delito o soporte de una reclamación o proceso, se conservará mientras exista el deber legal de hacerlo.

5.8 Entrega de grabaciones. Las imágenes solo se entregan a personas autorizadas por el titular o a una autoridad pública que las solicite en ejercicio de sus funciones. Cuando el titular solicita acceder a sus imágenes, verificamos su identidad y le pedimos datos como fecha, hora y lugar para ubicar la grabación. Si en ella aparecen otras personas, se requiere su autorización o, en su defecto, se difuminan o se recortan sus imágenes para proteger su identidad. El titular puede solicitar la supresión de sus imágenes, salvo que exista un deber legal o contractual que lo impida. Cuando actuamos como encargado, estas solicitudes se tramitan con el cliente responsable.

5.9 Niños, niñas y adolescentes. El tratamiento de imágenes de menores de edad respeta su interés superior y sus derechos fundamentales; el acceso a esas imágenes se restringe conforme a la ley.

5.10 Registro de bases de datos. La base de datos que almacena imágenes grabadas se inscribe en el Registro Nacional de Bases de Datos cuando corresponda al responsable del tratamiento. No se requiere inscripción cuando el sistema solo reproduce o emite imágenes en tiempo real.

6. Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes

Solo tratamos datos sensibles cuando la ley lo permite, por ejemplo, los datos de salud ocupacional de nuestros trabajadores que exige la normatividad laboral, o las imágenes y datos biométricos de los sistemas de videovigilancia y control de acceso descritos en el punto 5. Cuando se solicite un dato sensible, el titular no está obligado a autorizar su tratamiento ni a responder las preguntas sobre esos datos, y ninguna actividad se condiciona a que los entregue.

No recolectamos datos de niños, niñas y adolescentes, salvo los de naturaleza pública o los que la ley exija, siempre respetando sus derechos prevalentes.

7. Autorización

Solicitamos la autorización del titular a más tardar al momento de recolectar sus datos, por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas, como marcar la casilla de autorización en los formularios del sitio web. Conservamos prueba de la autorización. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o por orden judicial y los datos de naturaleza pública.

8. Derechos de los titulares

El titular de los datos tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Seguridad ROHEN Limitada.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, salvo cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

Estos derechos los puede ejercer el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien haya estipulado a favor de otro o para otro, acreditando su calidad.

9. Área responsable de consultas y reclamos

La Gerencia de Seguridad ROHEN Limitada atiende las peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales a través de:

Correo electrónico: datos@seguridadrohen.com.co
Por escrito en nuestras oficinas: Calle 159 No. 19 - 15, Bogotá D.C., o Calle 16 No. 83B - 12, Santiago de Cali.
Teléfono: PBX (+57) 601 746 3098

10. Procedimiento

Consultas. Se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no es posible atenderlas en ese término, informaremos al interesado los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos (corrección, actualización, supresión, revocatoria de la autorización o presunto incumplimiento de la ley). La solicitud debe incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de respuesta y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo está incompleto, pediremos subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción; si pasan dos (2) meses sin que se entregue la información, se entenderá que se desistió del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, incluiremos en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo; si no es posible, informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11. Seguridad, encargados y transmisión de datos

Protegemos los datos con medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Podemos compartir datos con encargados que nos prestan servicios, como proveedores de alojamiento web y de formularios en línea, algunos de ellos ubicados fuera de Colombia; en esos casos, el encargado se obliga a tratar los datos según esta política, con seguridad y confidencialidad.

12. Vigencia

Esta política rige desde el 6 de octubre de 2026. Los datos personales se conservarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento y las obligaciones legales o contractuales aplicables. Cualquier cambio sustancial de esta política se comunicará oportunamente a los titulares antes de implementarse.